Être ou ne pas être organisateur ou chef de sortie?

Chers Aventuriers et Aventurières,

Étant absent en tant qu’organisateur de sorties cet automne parce que j’ai une blessure  – soyez rassurés rien de grave mais cela demande du temps de récupération  – j’ai été surpris de constater qu’il n’y avait pas beaucoup de sorties d’inscrites au calendrier du Club, surtout qu’il avait assez bien été rempli lors des dernières saisons.

Je me suis donc dit qu’il était nécessaire de relancer les discussions sur les tâches qui forment les bases d’un club de plein air comme le nôtre.

Par hasard, à l’assemblée générale (AGA) le vice-président Daniel Lefebvre a soulevé la valeur des organisateurs et des chefs de sortie et l’importance d’encourager la relève indispensable à la pérennité du Club.

Ce commentaire a généré plusieurs questions des membres quant aux responsabilités des organisateurs et chefs de sortie. J’étais très heureux d’entendre cette discussion. Plusieurs propositions ont été faites pour clarifier les rôles, offrir du mentorat et même donner une formation. Certaines de ces suggestions ont déjà été essayées par le passé sans toutefois donner les résultats escomptés. Cependant, cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas essayer de nouveau en faisant des adaptations, optant pour des stratégies diverses et proposant de nouvelles idées. Aussi, peut-être que les initiatives n’avaient pas été assez diffusées ou que les membres n’étaient pas disponibles pour diverses raisons.

Le défi de cet article est de vous intéresser à la question et de vous inciter à nous transmettre vos commentaires, pistes de solutions, difficultés et craintes à devenir organisateur et/ou chef de sortie.

Le conseil d’administration (C.A.) du Club encourage ses membres à scinder les responsabilités de l’organisation d’une sortie en deux soit organisateur et chef de sortie.  C’est pour cette raison que l’on retrouve deux fonctions différentes avec leurs rôles propres. D’ailleurs, je l’ai fait lors d’une expédition de canot d’une semaine puisque j’étais l’organisateur et que j’avais mon chef de sortie. C’est vraiment plaisant. C’est une formule gagnante. Mais, il est aussi possible que l’organisateur/trice soit aussi chef de sortie s’il/elle se sent à l’aise de cumuler ces deux rôles.

Il évident que certains membres, pour toutes sortes de raisons, ne seront jamais organisateurs ni chef de sortie et c’est bien ainsi. 

Cependant, j’espère bien que le nombre de membres qui résistent va diminuer avec la parution de cet article, les propositions d’idées que vous nous transmettrez et les futures interventions de notre C.A.

Les rôles et responsabilités

Maintenant, quelles sont les responsabilités de l’organisateur et du chef de sortie? La présentation des responsabilités propres à chaque rôle comme rédigées dans le guide de fonctionnement du Club répondra à cette question¹. Cela peut paraître imposant mais tout est relatif aux types d’activités et à la durée. Les tâches pour des sorties de plusieurs jours et d’expéditions sont plus nombreuses que pour celles d’une ou deux journées. Le  texte réfère à toutes ces possibilités.

1. Chemin d’accès au guide de fonctionnement du Club sur le site WEB : Onglet de gauche, Zone d’échange, documentation, guide de fonctionnement, page 6 et 7 ou : https://membres.aventuriers.qc.ca/documents/documents/GuideClub2013_v3.pdf

Rôle de l’organisateur de sortie :

• Se procurer les renseignements sur le parcours, les campings, les accès, les navettes, etc., auprès du directeur des sorties ou de toute autre source et retransmettre toute information pertinente aux participants.
• Être disponible avant la sortie pour renseigner les participants éventuels ou voir à être remplacé dans cette tâche.
• S’informer de l’expérience pertinente de chaque participant et refuser ceux dont il juge l’expérience insuffisante ou le matériel individuel inadéquat.
• Modifier le lieu ou la durée d’une sortie lorsque les conditions météorologiques, ou autres, empêchent la réalisation du parcours prévu.
• Trouver un remplaçant en cas d’incapacité à remplir son mandat.
• Faire approuver à l’avance tout changement de lieu, de durée, de difficulté ou de chef de sortie par le directeur des sorties ou, à défaut, par un autre membre du C.A.
• S’assurer que le groupe possède le matériel collectif nécessaire au bon déroulement de la sortie, notamment un nombre suffisant de trousses de premiers soins; demeurer garant du matériel emprunté auprès du directeur de la logistique.
• Rédiger et expédier un rapport d’accident au directeur des sorties et à la fédération concernée en cas de blessures physiques lors d’une sortie.
• Rédiger et expédier un rapport de sortie au directeur des sorties.  
• S’assurer qu’un chef de sortie soit désigné.  
• S’assurer de faire signer le formulaire d’acceptation des risques¹ pour tout participant ne faisant pas partie du Club.
• Nous encourageons les membres à devenir assistants pour se familiariser à ce rôle et aider l’organisateur de sortie.

1. Voir le formulaire d’acceptation des risques sur le site Web

Nous encourageons les membres à devenir assistants pour se familiariser à ce rôle et aider l’organisateur de sortie.

Rôle du chef de sortie

• S’informer de l’expérience pertinente de chaque participant et refuser ceux dont il juge l’expérience insuffisante ou le matériel individuel inadéquat.
• Trouver un remplaçant en cas d’incapacité à remplir son mandat.
• Arbitrer les différends entre les participants concernant le déroulement de la sortie.
• Vérifier que chaque participant connaît et respecte les règles d’éthique et de sécurité. 
• S’assurer de localiser et de répartir tout le matériel collectif.
• Confirmer avant le départ qu’un consensus est établi sur le mode de fonctionnement pour garantir la sécurité de tout participant.

En cas de problème mettant sérieusement en danger la sécurité d’un ou de plusieurs participants, le chef de sortie aura pleine autorité sur les actions à prendre par les participants et devra exercer ou déléguer ce droit.

Initiatives passées visant à stimuler la mobilisation d’organisateurs et de chefs de sorties

Voici un résumé non exhaustif des différentes initiatives que les C.A. et nos membres ont mises en place pour soutenir la mobilisation d’organisateurs et de chefs de sortie depuis quelques années.

• Rédaction d’un guide de fonctionnement du Club.
  • Résultat: Les commentaires des membres indiquent que le guide est apprécié. Toutefois, je pense qu’il faudrait le mettre à jour.

• Organisation d’une formation d’une journée complète comme organisateur et chef de sortie : référence au guide de fonctionnement, accès à la documentation et outils pour soutenir l’organisation sur Internet, démonstrations avec le site Web, suivi d’une petite sortie vélo pour le volet pratique;
  • Résultat : Une formation a été organisée. Plus de la moitié des 10 participants étaient des anciens membres déjà actifs qui avaient apprécié la formation.

• Création d’une liste des membres mentors mentionnant leurs activités de plein air, avec la possibilité d’ajouter d’autres mentors en continu, diffusion de cette liste à tous les membres.
  • Résultat : La sollicitation des mentors n’a jamais ou presque jamais fonctionnée. Avons-nous assez explicité leur rôle? Avons-nous assez diffusé l’information?

• Organisation d’une soirée de réflexion pour créer un comité par types d’activités avec un responsable ayant comme mandat de développer des activités saisonnières pour le calendrier;
  • Résultat : La mise en place des comités par activité n’a pas fonctionné. Pour ma part, je trouvais difficile de faire un choix comme responsable d’une activité. J’ai voulu organiser le comité vélo et j’étais plutôt seul dans ce dernier.

• Dons de cartes cadeaux de boutique de plein air par tirage aux organisateurs et chefs de sorties.
  • Résultat : Apprécié mais cela n’a pas eu un gros impact sur l’implication. Je crois tout de même qu’il est important de reconnaitre la contribution des organisateurs et chefs de sortie. Est-ce que le montant est assez significatif? Qu’en pensez-vous?

Vous constatez que malgré toutes ces initiatives la situation du nombre d’organisateurs ou de chefs ne s’est pas tellement améliorée.

Cependant cela ne veut pas dire qu’il ne faut pas essayer de nouveau, ces différentes solutions pourraient être adaptées. Si des actions sont entreprises, il faudrait être plus rigoureux sur leur mise en place, leur promotion etc. Je crois qu’il faut surtout être patient et faire des rappels souvent.

Nouvelles idées

Pour les nouvelles idées voici quelques-unes que j’ai entendues à l’AGA et les miennes :

• Compte tenu que certains membres n’ont pas les compétences en premiers soins pour intervenir en cas de blessure pourquoi ne pas augmenter le montant du remboursement accordé par le Club qui n’est que de 40$? Le remboursement pourrait être augmenté selon un pourcentage en déterminant au préalable un maximum.
• Ce remboursement des frais de cours de premiers soins pourrait être conditionnel à ce que le membre organise un certain nombre de sorties après sa formation (1 à 3 sorties). C’est du donnant donnant.
• Remettre une carte cadeau de 10$ aux membres qui organisent au moins une sortie ou plus par année ou à chacun des calendriers.
• Tirage d’une carte cadeau de 25$, 50$ et 100$ aux membres qui sont organisateurs ou chef de sortie avec remise d’un coupon pour chaque sortie annuellement.
• Campagne de sollicitation. Les organisateurs ayant une sortie au calendrier pourrait se trouver un aide comme organisateur ou chef en lançant un défi aux membres.

Je vais les transmettre au C.A. puisque c’est à eux que revient la prise de décisions pour la suite. Les membres seront informés de l’orientation que le C.A. souhaite réaliser dans son prochain mandat.

Pour conclure de façon bien personnelle, j’aimerais vous partager tout le plaisir que j’ai à organiser des sorties. La très grande majorité du temps, il y a comme un esprit de groupe une ambiance presque festive. Le plaisir, l’effort dans un environnement que l’on aime favorisent le développement de réelles amitiés entre les membres. Sans prétention, j’ai l’impression de créer un évènement parfois à cause du groupe, de l’ambiance, du défi, de la découverte par le paysage ou des partenaires d’aventure.  Souvent tous ces éléments sont réunis, du moins c’est ma perception, alors c’est le bonheur partagé.

Dans notre bon vieux dépliant de promotion il y a cinq thèmes qui résument bien les différentes valeurs de notre Club qui, après 47 ans sont encore des plus pertinentes.

Les joies du plein air
Le bonheur de l’amitié
Le ravissement de la découverte
L’ivresse du défi
L’aventure pour l’aventure

Alors que répondez-vous ?

Être ou ne pas être organisateur de sortie ?

J’attends vos idées et commentaires à vincent56@videotron.ca